Subsidieregeling evenementen

Informatie over het aanvragen van subsidie voor kunst en cultuur.

Voor welke datum moet ik mijn aanvraag indienen?

Zowel een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie als voor een nieuw evenement in het voor- of naseizoen moet op 1 november voorafgaand aan het jaar waarin de activiteiten worden uitgevoerd binnen zijn. Een subsidieaanvraag voor meerjarige subsidie kan alleen worden aangevraagd in het tijdvak voorafgaand aan de driejarige subsidieperiode. Deze periode start in 2026 en aanvragen dienen vóór 1 november 2025 ingediend te zijn.

Hoe kan ik een aanvraag indienen?

U kunt online handmatig, via DigiD of eHerkenning een aanvraag indienen. Zowel de aanvraag van subsidie en de aanvraag tot vaststelling kunnen online worden ingediend. Online subsidie aanvragen heeft voordelen voor u. Naast het aanvraagformulier stuurt u ook de bijlagen naar ons. Welke bijlagen dat zijn leest u in het aanvraagformulier.

• Aanvraagformulier voor nieuwe evenementen in het voor- of naseizoen en jaarlijkse evenementen
• Aanvraagformulier subsidie duurzaamheid evenementen
• Aanvraag tot subsidievaststelling

Heeft u nog geen DigiD dan kunt u deze eenvoudig aanvragen via www.digid.nl. Heeft uw bedrijf, of heeft u als ondernemer of beroepsbeoefenaar nog geen eHerkenning? Dan kunt u deze aanvragen via www.eherkenning.nl.

Wat moet ik naast een aanvraagformulier verder nog indienen?

Bij de aanvraag moeten de volgende gegevens aanwezig zijn:

• Een activiteitenplan
• Een begroting
• Het bankrekeningnummer

Als de aanvrager een onderneming is moet daarnaast toegevoegd worden:

• Een overzicht van alle subsidies, vergoedingen of tegemoetkomingen die de aanvrager zal ontvangen voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd;
• Een de-minimisverklaring. Dit is de verklaring waarin een onderneming aangeeft of hij in het lopende en de twee direct voorafgaande belastingjaren reeds de-minimissteun heeft ontvangen, en zo ja, tot welk bedrag;
• Een opgave van het nummer van de Kamer van Koophandel;
• Een overzicht van de stand van de reserves.

Een onderneming die voor het eerst subsidie aanvraagt voegt daar ook nog aan toe:

• Een kopie van de oprichtingsakte en statuten;
• Een uittreksel van de Kamer van Koophandel;
• Jaarverslag, de jaarrekening of balans van het voorgaande jaar;
• Kopie van de bankpas.

Wat moet er in een activiteitenplan staan?

Voor jaarlijkse subsidie of subsidie nieuwe evenementen in het voor- of naseizoen:

• Algemeen deel:
  • Datum of data van het evenement;
  • Het verwachte aantal deelnemers of bezoekers;
  • Hoe de activiteiten aantoonbaar bijdragen aan de doelen en resultaten die worden nagestreefd zoals bedoeld in artikel 2 en 4 van de Nadere regels “subsidieregeling evenementen gemeente Middelburg 2025 – 2028”;
  • De doelgroep(-en) die u met de activiteiten wilt bereiken;
  • De locatie(-s) waar de activiteiten plaatsvinden;
• De zakelijke kwaliteit van uw organisatie:
  • De organisatie en uitvoering: Wordt het evenement professioneel en succesvol uitgevoerd? Wordt er voldoende rekening gehouden met praktische randvoorwaarden (veiligheid, inclusiviteit, toegankelijkheid en duurzaamheid)?
• Innovatief vermogen en onderscheidend karakter:
  • De betekenis van de activiteiten voor inwoners van de gemeente Middelburg;
• Impact op de stad:
  • Wat is de verwachte impact van het evenement op de stad, in termen van economische, sociale en promotionele voordelen

Aanvullend voor een aanvraag voor een nieuw evenement in het voor- of naseizoen:

• Een omschrijving van de activiteiten die worden uitgevoerd: In hoeverre draagt het initiatief bij aan het ontwikkelen van nieuwe evenement-initiatieven die toerisme stutten in het voor- en naseizoen? Denk hierbij aan de mate van vernieuwing en originaliteit in vergelijking met soortgelijke evenementen (nieuw aanbod van nieuwe initiatieven, unieke programma-elementen ten opzichte van soortgelijke evenementen, aantoonbaar nieuwe methoden van programmeren en produceren, samenwerken en inspireren).

Aanvullend voor een aanvraag voor een meerjarige subsidie:

• Wat de overkoepelende doelstellingen van de organisatie zijn;
• Een specificatie van het activiteitenplan per jaar binnen de periode waarover de subsidie wordt verstrekt en hoe het betreffende evenement zich qua inhoud, innovatie en financiën gaat ontwikkelen;
• De wijze waarop de effecten van de activiteiten worden gemeten en gerapporteerd.

Zie voor meer informatie bijlage 1 en bijlage 2.

Voor een subsidie voor het verduurzamen van een evenement

In het activiteitenplan voor verduurzaming beschrijft u indien van toepassing:

• Duurzaamheidsbeleid en communicatie: Hoe duurzaamheid is verankerd in de organisatie en op welke manier bezoekers en leveranciers hierover worden geïnformeerd en betrokken.
• Certificering en richtlijnen: Toepassing van keurmerken of richtlijnen (zoals Green Key, ISO 20121) en hoe naleving wordt geborgd.
• Afvalbeheer: Maatregelen voor afvalpreventie, -scheiding en hergebruik, inclusief communicatie op locatie
• Energievoorziening: Gebruik van groene stroom, energiebesparing en alternatieven voor vervuilende aggregaten.
• Duurzame catering: Inkoop van lokale, biologische of plantaardige producten en het beperken van voedselverspilling.
• Vervoer: Stimuleren van duurzaam vervoer voor bezoekers en leveranciers, zoals OV, fiets of elektrisch vervoer.
• Water en schoonmaak: Waterbesparende voorzieningen en milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen.
• Monitoring: Hoe de effecten van de duurzame maatregelen worden gemeten en eventueel gerapporteerd.

Zie voor meer informatie bijlage 3 en richtlijnen voor duurzame evenementen.

Wat gebeurt er als ik het aanvraagformulier niet volledig invul of de bijlagen vergeet mee te sturen?

Als het aanvraagformulier niet volledig wordt ingevuld of bijlagen ontbreken, dan kunnen we de aanvraag niet inhoudelijk beoordelen. Op het moment dat we constateren dat de aanvraag niet compleet is, ontvangt u van ons een brief. In deze brief staat wat u moet aanvullen.

Kan iedereen een aanvraag indienen?

Jaarlijkse subsidie kan alleen worden ingediend door een rechtspersoon zonder winstoogmerk, bijvoorbeeld een stichting. Eenmalige subsidie kan ook door een natuurlijk persoon worden ingediend.

Algemeen: wanneer kom ik aanmerking voor subsidie?

U komt in aanmerking voor subsidie als u aan de voorwaarden van de Algemene subsidieverordening en de subsidieregeling evenementen 2025 - 2028 voldoet en er voldoende middelen beschikbaar zijn gesteld door de gemeente.

NB: Dit geldt voor alle subsidieaanvragen: jaarlijkse, nieuwe evenementen in of voor- of naseizoen en meerjarig. 

Voor meerjarige subsidies en subsidies voor nieuwe evenementen in het voor- of naseizoen gelden aanvullende voorwaarden. 

Wanneer kom ik in aanmerking voor een meerjarige subsidie?

1. Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie kan alleen ingediend worden door rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid.
2. Aanvragers dienen:  
   • a. In de gemeente Middelburg actief te zijn op het gebied van evenementen op Middelburgs grondgebied;  
   • b. Statutair een doelstelling te hebben op het gebied van het organiseren van evenementen.
3. Subsidie kan verstrekt worden voor een periode van drie achtereenvolgende kalenderjaren, waarbij de subsidie jaarlijks wordt vastgesteld onder voorbehoud van goedkeuring van de begroting.  
4. Om voor een meerjarige subsidie als bedoeld in dit artikel in aanmerking te komen dient de aanvrager te voldoen aan de volgende aanvullende eisen:  
   • a. Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie kan alleen ingediend worden door rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid.
   • b. In de gemeente Middelburg actief te op het gebied van evenementen op Middelburgs grondgebied
   • c. Heeft statutair een doelstelling op het gebied van het organiseren van evenementen.  
   • d. Er wordt subsidie aangevraagd voor meer dan € 25.000,- per jaar;  
   • e. De aanvrager dient een bestendige relatie met de gemeente Middelburg en de gemeenschap te hebben waaronder in ieder geval wordt verstaan dat er een reeds bestaande subsidierelatie voor dezelfde subsidiabele activiteiten met de gemeente is van meer dan 3 jaar.  
5. Voor meerjarige evenementen wordt ook een meerjarenplan aangeleverd, waarin de organisator aangeeft hoe het evenement zich qua inhoud, innovatie en financiën gaat ontwikkelen. De meerjarenbegroting dient jaarlijks te worden geactualiseerd.  

Wanneer kom ik in aanmerking voor een subsidie voor nieuwe evenementen in het voor- of naseizoen?

• U komt in aanmerking voor een subsidie voor nieuwe evenementen in het voor- of naseizoen als het evenement plaats vindt buiten de maanden juni, juli, augustus en september én aantoonbaar nieuw is:
  Een evenement dat voor het eerst wordt georganiseerd, nog niet eerder binnen de gemeente Middelburg heeft plaatsgevonden en qua opzet en inhoud aantoonbaar verschilt van eventuele soortgelijke evenementen in de gemeente.
• Een bestaand evenement kan alleen in aanmerking komen door subsidie in deze categorie wanneer het format in de basis aantoonbaar is aangepast, uitgebreid of heruitgevonden.

Wat is een subsidieplafond?

Een subsidieplafond is het bedrag dat tijdens een bepaald tijdvak maximaal beschikbaar is voor subsidies. In de subsidieregeling staat beschreven hoe het subsidieplafond verdeeld wordt. Belangrijk is dat als het subsidieplafond is bereikt, een aanvraag voor subsidie wordt afgewezen.

Informatie over de beoordeling van een subsidieaanvraag evenementen.

Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld?

Op het moment dat een aanvraag binnen komt bij de gemeente, wordt deze geregistreerd in een postsysteem. Vervolgens wordt bekeken of de aanvraag op tijd is ingediend. Verder is het belangrijk dat de aanvraag is ondertekend door de juiste persoon of personen. We vragen ook bijlagen mee te sturen bij de aanvraag. Als de bijlagen niet bij de aanvraag zijn toegevoegd, kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen.

Als uw aanvraag helemaal compleet is en op tijd bij ons binnen is, wordt de aanvraag inhoudelijk beoordeeld. Aanvragen worden beoordeeld aan de hand van specifieke criteria. De criteria staan in artikel 2 van de regeling en in bijlage 1, 2 en 3 . U ontvangt na de beoordeling een beslissing. Dat noemen we een beschikking tot subsidieverlening.

De programmering van mijn evenement of festival staat nog niet vast. Is dat erg?

Nee, dit is niet erg. We willen wel graag weten welke soort programmering u organiseert, bijvoorbeeld welk genre en hoe dat aansluit bij de doelgroep die u wilt bereiken.  Geef ook zoveel mogelijk informatie over uw beleid en ambities in relatie tot het evenement. Vermeld wel alle concrete informatie die u over de activiteiten heeft, want dat geeft ook een beeld. We willen in de aanvraag graag een duidelijke koppeling zien tussen de het evenement en de begroting, want alleen kosten die aantoonbaar direct gerelateerd zijn aan het evenement, kunnen voor subsidie in aanmerking komen.

Op verzoeken voor subsidies geldt een behandeltermijn van 10 weken.

Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met een besluit?

Als u het niet eens bent met het besluit dan kunt u in bezwaar. U stuurt dan een bezwaarschrift en richt dit bezwaarschrift aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de verzenddatum (die staat op de beschikking) van het besluit bij de gemeente binnen zijn. U kunt uw bezwaar ook online indienen.

Wat moet ik opnemen in een bezwaarschrift?

In het bezwaarschrift schrijft u op waarom u het niet eens bent met de beslissing, het besluit. U geeft aan tegen welk besluit u bezwaar maakt. Daarnaast stuurt u alle relevante bijlagen mee. Dit zijn documenten die uw bezwaarpunten onderbouwen. Verder moet u ervoor zorgen dat het bezwaarschrift is ondertekend.

Hoe verloopt de bezwaarprocedure?

De bezwaarschriften worden behandeld door een onafhankelijke commissie. Hoe de procedure verder gaat, leest u op de pagina bezwaar tegen gemeentelijke besluiten.

Informatie over de subsidievaststelling.

Voor welke datum moet ik mijn aanvraag indienen?

De aanvraag om de subsidie vast te stellen moet op 1 november binnen zijn.

Welke gegevens dien ik aan te leveren voor de vaststelling van de subsidie?

Voor de vaststelling van subsidie wordt onderscheid gemaakt in de hoogte van de subsidie:

• Subsidies tot € 10.000,  indien die niet direct zijn vastgesteld. In de brief met de beschikking van de subsidieverlening kunt u lezen dat uw subsidie niet direct is vastgesteld. En welke gegevens aangeleverd u moet aanleveren voor de vaststelling.
• Subsidies tussen € 10.000 en € 50.000.  Bij de aanvraag voor vaststelling wordt gevoegd:
  • Een aanvraagformulier
  • Een inhoudelijk verslag met een financiële verantwoording per activiteit. Dit verslag is nodig om te kunnen beoordelen of de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan alle verplichtingen is voldaan.
• Subsidies van meer dan € 50.000. Bij de aanvraag voor vaststelling wordt gevoegd:
  • Een aanvraagformulier
  • Een inhoudelijk verslag (activiteitenverslag)
  • Financieel verslag of jaarrekening
  • Een balans van het afgelopen subsidietijdvak en een toelichting op de balans
  • Een goedgekeurde controleverklaring opgesteld door een onafhankelijke accountant. De verklaring is opgesteld overeenkomstig het controleprotocol van de gemeente, te vinden op de pagina Subsidie, algemene informatie.

Wanneer is een goedgekeurde controleverklaring van een accountant van toepassing?

Een goedgekeurde controleverklaring van een onafhankelijk accountant moet u indienen bij een  subsidie vanaf € 50.000.

Wat is de beslistermijn voor aanvragen om subsidie vast te stellen?

Aanvragen voor de vaststelling van subsidie van meer dan € 10.000 worden binnen 10 weken na ontvangst van de aanvraag vastgesteld. Soms heeft het college meer tijd nodig om een aanvraag te kunnen beoordelen en dan kan de termijn van 10 weken met 10 weken worden verlengd.

Wilt u een muziek- of sportevenement of een ander publieksevenement organiseren? Dan heeft u daarvoor in een aantal gevallen een evenementenvergunning nodig.

De evenementenvergunning vraagt u aan bij de gemeente waar het evenement wordt gehouden.

• Informatie over het organiseren van een evenement in gemeente Middelburg