Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die over een persoon gaan of naar een persoon te herleiden zijn. U kunt hierbij denken aan een naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres of een foto. Maar ook een burgerservicenummer (BSN) of bankrekeningnummer. Als deze gegevens bij elkaar komen, kunnen ze vertellen om welke persoon het gaat.

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor alle organisaties in Nederland die met persoonsgegevens werken. Deze wet zorgt ervoor dat uw gegevens veilig en netjes worden gebruikt. Met de Uitvoeringswet AVG (UAVG) kan Nederland op sommige punten extra regels maken.

Bij sommige taken, zoals die van Buitengewoon Opsporingsambtenaren (Boa’s), gelden aanvullende regels. Als Boa’s persoonsgegevens verwerken bij hun werkzaamheden, bijvoorbeeld bij verkeersovertredingen (Wet Mulder) of strafbare feiten, vallen deze gegevens onder de Wet Politiegegevens (Wpg). Deze gegevens noemen we in dat geval 'politiegegevens.

De gemeente Middelburg is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. Dit betekent dat de gemeente bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden verwerkt. Daarnaast zorgt de gemeente ervoor dat uw gegevens veilig en volgens de wet worden verwerkt. Binnen de gemeente Middelburg zijn verschillende bestuursorganen verantwoordelijk voor het naleven van deze regels: de gemeenteraad, het college van burgermeester en wethouders, de burgemeester en de invorderings- en heffingsambtenaar.

Elk van deze bestuursorganen heeft specifieke taken en bevoegdheden om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden verwerkt en uw privacy wordt beschermd. Samen zorgen zij ervoor dat de gemeente Middelburg voldoet aan alle wettelijke vereisten en dat uw rechten als betrokkene worden gerespecteerd.

De gemeente Middelburg verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens enkel voor specifieke, duidelijk omschreven en legitieme doeleinden. De belangrijkste doeleinden voor de gemeente zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

• Dienstverlening aan burgers. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om diverse gemeentelijke diensten te kunnen verlenen, zoals het verstrekken van identiteitsbewijzen, vergunningen en subsidies, en het ondersteunen van burgerlijke zaken zoals geboorten, huwelijken en overlijdens.
• Gemeentelijke administratie. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor het bijhouden van onze administraties, zoals het registreren van verhuizingen, de uitgifte van officiële documenten en het beheren van de wettelijke Basisregistratie Personen (BRP) en het kadaster. Het Kadaster registreert van al het vastgoed (grond en gebouwen) in Nederland wie welke rechten heeft.
• Veiligheid en handhaving. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om de openbare orde en veiligheid te waarborgen, bijvoorbeeld door het handhaven van gemeentelijke regelgeving en het samenwerken met politie bij het monitoren en aanpakken van overlast en criminaliteit.
• Beleidsvoering en analyse. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van beleid en dienstverlening. Hiervoor zet de gemeente enquêtes uit onder burgers om bijvoorbeeld inzicht te verkrijgen in maatschappelijke trends en behoeften. Het uitgangspunt is dat gegevens hierbij worden geanonimiseerd, zodat deze gegevens niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.
• Sociale en maatschappelijke ondersteuning. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van welzijn, zorg en sociale voorzieningen. Deze voorzieningen volgen bijvoorbeeld uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet (JW).
• Belastingen en heffingen. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor het vaststellen en innen van gemeentelijke belastingen en heffingen.
• Communicatie en voorlichting. Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om burgers te informeren over gemeentelijke zaken via (digitale) nieuwsbrieven, websites en sociale media, en om vragen en klachten te behandelen of een advies te verstrekken.

De gemeente Middelburg mag enkel uw persoonsgegevens verwerken als sprake is van één of meerdere grondslagen uit de AVG.

De grondslagen uit de AVG zijn: 

• Wettelijke verplichting. De verwerking is toegestaan als dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorbeelden hiervan zijn het bijhouden van bevolkingsregisters, het verstrekken van uitkeringen of het financieren van zorg.
• Algemeen belang of openbaar gezag. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of openbaar gezag, kortom: een overheidstaak. Dit omvat onder andere het waarborgen van de openbare orde, het bestrijden van overlast, stadsplanning en milieubeheer. Deze grondslag is breed toepasbaar binnen de gemeentelijke context en vormt de basis voor veel van de gegevensverwerkingen van de gemeente Middelburg.
• Uitvoering van overeenkomsten. De verwerking is noodzakelijk  voor de uitvoering van overeenkomsten waarbij de gemeente een partij is. In dit geval verwerken wij dus persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om deze overeenkomsten correct en efficiënt uit te voeren.
• Vitale belangen. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van een persoon te beschermen. De gemeente gebruikt deze grondslag slechts in zeer uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als iemands leven of gezondheid in direct gevaar is. Denk hierbij aan de situatie waarin iemand bewusteloos op straat wordt gevonden en de hulpdiensten geen contactgegevens hebben. De gemeente kan dan persoonsgegevens opzoeken (bijvoorbeeld een adres of medische gegevens) om snel familie of medische hulp te regelen.
• Gerechtvaardigde belangen. De verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente Middelburg. De gemeente zal hierbij altijd een zorgvuldige afweging maken tussen dit belang en de privacy van de betrokken personen. De gemeente kan deze grondslag bijvoorbeeld gebruiken bij het plaatsen van cameratoezicht in een openbare ruimte. Hierbij zorgt de gemeente ervoor dat de privacy van de personen die in beeld komen niet onnodig wordt geschonden.
• Toestemming. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van toestemming. Dit betekent dat u toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken voor een specifiek doel. U mag deze toestemming op elk moment intrekken. Dan stoppen wij met het gebruik van uw gegevens. Deze grondslag wordt door de gemeente Middelburg zelden gebruikt, omdat wij onze gegevensverwerkingen in veruit de meeste gevallen op andere grondslagen baseren.

De gemeente verwerkt politiegegevens op basis van de volgende grondslagen van de Wet politiegegevens (Wpg):

• Uitvoering van de dagelijkse politietaak. Bijvoorbeeld de handhaver die politiegegevens verwerkt.
• Handhaving van de rechtsorde. Bijvoorbeeld het gericht inzetten van bijzondere opsporingsbevoegdheden door sociaal rechercheurs.
• Betrokkenheid bij dreigingen rechtsorde. Bijvoorbeeld bij de opsporing en preventie van georganiseerde misdaad en/of terrorisme.
• Ondersteunende taken. Het verder verwerken van politiegegevens voor een ander specifiek doel binnen de grenzen van de wet.

Welke persoonsgegevens precies worden verwerkt, hangt af van het doel en de situatie. Daarbij worden alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel.

Afhankelijk van het doel kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam, adres en woonplaats
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Geslacht
• Burgerservicenummer
• Burgerlijke staat
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Indien het noodzakelijk is, kan de gemeente Middelburg ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken. Als bijzondere persoonsgegevens worden in ieder geval beschouwd:

• Etnische afkomst
• Politieke opvattingen
• Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
• Lidmaatschap van een vakbond
• Gezondheidsgegevens
• Seksuele geaardheid
• Genetische gegevens
• Biometrische gegevens

Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens gelden strengere wettelijke regels. De verwerking hiervan is enkel toegestaan indien dit in de wet geregeld is. De gemeente verwerkt ook andere gevoelige gegevens, zoals financiële gegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens, mits bij wet is toegestaan. Welke persoonsgegevens precies worden verwerkt, is afhankelijk van de situatie.

De gemeente Middelburg bewaart uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. In sommige gevallen moeten gegevens langer worden bewaard.

Bewaartermijnen

De gemeente Middelburg hanteert concrete bewaartermijnen die zijn voorgeschreven door wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet. Daarnaast zorgt de gemeente ervoor dat gegevens die niet langer nodig zijn op een veilige manier worden vernietigd of geanonimiseerd.

Het verwerkingsregister

Het bijhouden van een verwerkingsregister is verplicht op grond van de AVG. Hierop wordt toezicht gehouden door de Autoriteit Persoonsgegevens. In het verwerkingsregister houdt de gemeente Middelburg bij welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dit gebeurt, met wie de gegevens worden gedeeld en hoe lang de gegevens worden bewaard. Dit overzicht helpt de gemeente om zorgvuldig en volgens de wet met uw gegevens om te gaan.

De gemeente Middelburg deelt uw persoonsgegevens alleen met andere organisaties als dat nodig is voor onze dienstverlening of om onze taken en verplichtingen uit te voeren. Voorbeelden van deze organisaties zijn het UWV, de Belastingdienst, het Openbaar Ministerie en de politie. De persoonsgegevens worden enkel verstrekt binnen de grenzen van de geldende wet- en regelgeving.

Als een verwerking wordt uitbesteed aan een externe organisatie, worden schriftelijke afspraken gemaakt over de beveiliging en geheimhouding van de persoonsgegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld via een verwerkersovereenkomst, waarin precies staat hoe de externe partij uw gegevens veilig verwerkt en wat er moet gebeuren bij een datalek.

Specifieke gegevens, zoals politiegegevens die door Boa’s worden verwerkt, worden alleen gedeeld als dit wettelijk is toegestaan. Hierbij worden altijd strikte registratie- en controlemaatregelen toegepast om uw privacy te beschermen.

Wilt u niet dat de gemeente Middelburg uw persoonsgegevens aan bepaalde instanties verstrekt? Dan kunt u in sommige gevallen een verzoek tot geheimhouding persoonsgegevens indienen. Klik hier voor meer informatie over het indienen van dit verzoek.

Soms worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden (andere organisaties of personen) buiten Europa. Als het gaat om partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) maakt de gemeente extra afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

Het kan voor sommige taken van de gemeente noodzakelijk zijn om profielen van mensen te gebruiken, zodat de juiste zorg kan worden geboden of de juiste acties kunnen worden ondernomen. De gemeente Middelburg is hierover transparant, tenzij er belangen zijn die zich daartegen verzetten, en zal besluiten die worden genomen op basis van profielen en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen niet volledig geautomatiseerd nemen. Een medewerker van de gemeente zal dit besluit bekijken.

Als uw gegevens worden verwerkt door de gemeente Middelburg, heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten geven u controle over hoe uw gegevens worden gebruikt.

Uw privacyrechten zijn:

• het recht op informatie;
• het recht van inzage;
• het recht op rectificatie en aanvulling;
• het recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid);
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van de gegevens (recht op dataportabiliteit);
• het recht van bezwaar tegen verwerking; en
• het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering.

Wilt u meer informatie over uw rechten of de wijze waarop u hiervan gebruik kunt maken. Ga dan naar de pagina Privacyrechten. Om uw verzoek correct te behandelen, moeten we eerst uw identiteit vaststellen. Dit kan online via DigiD of fysiek aan de balie van het stadskantoor. Binnen vier weken na ontvangst laten we weten wat er met uw verzoek gebeurt. Wanneer we niet of gedeeltelijk aan uw verzoek voldoen leggen we dit uit in een besluit. Als u het hier niet mee eens bent heeft u het recht om een bezwaarschrift in te dienen.

Het indienen van een verzoek is gratis. Alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals bij overmatig gebruik of herhaalde verzoeken, kan de gemeente Middelburg een redelijke vergoeding vragen. Als dit het geval is, wordt u hier van tevoren over geïnformeerd.

De gemeente Middelburg zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens veilig worden behandeld. Er worden passende technische, organisatorische en fysieke maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. De gemeente neemt maatregelen in overeenstemming met de beveiligingsnormen die volgen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Technische maatregelen die worden genomen zijn bijvoorbeeld goed beveiligde systemen. Daarnaast neemt de gemeente verschillende organisatorische maatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zo wordt gewerkt volgens vastgestelde protocollen, hebben medewerkers van de gemeente Middelburg een geheimhoudingsplicht, vinden er privacytrainingen plaats en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Ook is er een Chief Information Security Officer (CISO) werkzaam die zich bezighoudt met de informatiebeveiliging en risico’s analyseert, evalueert en bijwerkt.

Wanneer u de website van de gemeente Middelburg bezoekt worden persoonsgegevens verzameld via cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser. Hieronder vindt u voor de populairste browsers een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen.

• Microsoft Edge
• Internet Explorer
• Google Chrome
• Firefox
• Safari

Voor meer informatie over de cookies die de gemeente gebruikt leest u de Cookieverklaring.

De gemeente Middelburg verwerkt persoonsgegevens en politiegegevens met de grootst mogelijke zorg. Toch kan er soms een datalek ontstaan. Een datalek betekent dat persoonsgegevens in verkeerde handen terechtkomen, verloren gaan, gestolen worden of per ongeluk openbaar worden gemaakt. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde ontvanger wordt gestuurd.

Denkt u dat er een datalek heeft plaatsgevonden? Geef dit dan zo snel mogelijk door. Op de pagina Datalek melden kunt u meer informatie vinden.

De gemeente Middelburg heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld om toezicht te houden op de naleving van de privacywetgeving en het interne beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. De FG is een onafhankelijke toezichthouder binnen de gemeente en is het aanspreekpunt voor vragen en klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens.

U kunt contact opnemen met onze FG via fg@middelburg.nl.