Wilt u als particulier, bedrijf of instelling een muziek- of sportevenement of een ander publieksevenement organiseren? Dan heeft u daarvoor in een aantal gevallen een evenementenvergunning nodig. Deze kunt u aanvragen bij de gemeente waar het evenement wordt gehouden.

Op dit moment zijn alle evenementen verboden. Kijk op de website van de Rijksoverheid voor de laatste informatie over de coronamaatregelen.

Ook bij mogelijke versoepeling van de coronamaatregelen zijn er geen evenementen mogelijk rond Koningsdag of Bevrijdingsdag.
 

Geen publieksevenementen tot en met 5 mei 2021

Op dit moment is het door de coronabesmetting en de covid-19 wetgeving  niet duidelijk wanneer evenementen weer kunnen.

Omdat er normaal gesproken rond eind april, begin mei veel evenementen en feestelijkheden zijn waarbij het hele land de straat op gaat, heeft er op 15 maart 2021 een veiligheidsberaad plaatsgevonden.

De 25 burgemeesters (die samen het Veiligheidsberaad vormen) hebben afgesproken met demissionair minister van Justitie en Veiligheid Ferd Grapperhaus en demissionair minister van VWS Hugo de Jonge dat er tot en met 5 mei 2021 er geen ruimte is voor het organiseren van publieke evenementen.

De mening van het Veiligheidsberaad wordt verwerkt in de routekaart voor coronamaatregelen. Na 21 maart 2021 neemt het demissionaire kabinet weer nieuwe besluiten.

Ook (grote)feesten op onder andere Koningsdag (27 april) en Bevrijdingsdag (5 mei) zijn dus niet mogelijk. Zelfs als de coronamaatregelen voor die tijd aanzienlijk versoepeld zouden worden, gaan gemeenten voor evenementen tot en met 5 mei 2021 geen vergunningen afgeven.

Na 5 mei 2021

Omdat de hoop is dat door de vaccinaties er mogelijk meer maatregelen worden afgeschaald, zal op een later tijdstip beoordeeld worden of er misschien weer meer mogelijk is de periode na 5 mei 2021.

Alleen digitale evenementen

Op dit moment zijn tot en met 5 mei 2021 dus alleen digitale evenementen mogelijk. Ook hiervoor geldt dat de op dat moment geldende wetgeving (en coronamaatregelen) nageleefd moeten worden. Er bestaat dus altijd een risico dat ook deze niet mogen doorgaan.

Beoordeling evenementen

Evenementen vormen een risico op een snelle en brede verspreiding van het coronavirus. Daarom is het noodzakelijk dat we alle aanvragen voor een evenementenvergunning toetsen.

We toetsen of een evenement voldoet aan de op dat moment geldende wetgeving. Op dit moment in het bijzonder ook de Tijdelijke wet maatregelen covid-19.

Voor alle evenementen moet nu een aanvraag ingediend worden. Wij kijken dan bijvoorbeeld of de 1,5 meter kan worden nageleefd. Onder het kopje Voldoen aan tijdelijke wet covid-19 onder Voorwaarden leest u wat wij ook van u nodig hebben om het evenement te beoordelen.

Procedure

Gemeente Middelburg werkt volgens de volgende procedure. Aan het eind van elk kalenderjaar worden de organisaties van het afgelopen jaar aangeschreven en wordt gevraagd om indien zij komende jaar een evenement willen organiseren dit te melden.

Aan de hand van deze ingekomen meldingen wordt er in december voor het volgende jaar een evenementenkalender voor buitenactiviteiten opgesteld, die door het college wordt vastgesteld.

Het is alleen mogelijk om voor het lopende jaar een evenement aan te vragen.

In de piek van het evenementenseizoen worden de vergunningaanvragen in volgorde van datum waarop de evenementen plaatsvinden behandeld. Hierdoor kunnen de gewenste evenementen (op tijd) vergund worden en wordt u op tijd door verwezen naar de juiste personen voor de praktische zaken.

Vooraf informeren naar mogelijkheden

Wij adviseren u om vooraf te informeren naar de mogelijkheden en of beschikbare locaties. In verband met de coronamaatregelen kunnen er geen grotere evenementen worden toegevoegd aan de vastgestelde evenementenkalender. Ook is verschuiving van data niet (altijd) mogelijk.

U kunt u vragen stellen aan de medewerker van de afdeling Vergunningverlening en Handhaving. Hij is bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer (0118) 67 53 55.

Voorwaarden

Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag wordt onder meer rekening gehouden met de volgende punten:

  • het beslag dat het evenement legt op ruimte, tijd en hulpdiensten;
  • het aantal bezoekers dat u verwacht;
  • het woonleefklimaat (bijvoorbeeld: veroorzaakt het evenement onevenredig veel overlast voor omwonenden);
  • of de aard van het evenement past bij het karakter of de bestemming van de locatie;
  • of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid (waaronder brandveiligheid en het voorkomen van wanordelijkheden);
  • of het evenement het verkeer belemmert;
  • of er gevaar bestaat voor verontreiniging, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorziening van openbaar nut;
  • of de organisator voldoende garantie biedt voor een goed verloop van het evenement en voor het voorkomen of zo veel mogelijk beperken van schade aan het milieu.

Voorwaarden voldoen aan tijdelijke wet covid-19

Bij de aanvraag voor evenementenvergunning dient daarom altijd een protocol toegevoegd te worden op basis van de tijdelijke wet covid-19. In dit protocol moet het volgende zijn opgenomen:

Een duidelijke plattegrond en omschrijving met maatregelen waarmee de stromen van de personen die samenkomen worden gescheiden (gescheiden looproutes). Als er sanitaire voorzieningen zijn, ook hiervoor aangeven hoe dit geregeld wordt.

  • Maatregelen die u neemt om het publiek te wijzen op de in acht te nemen hygiënemaatregelen die het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) adviseert (gezondheidscheck).
  • Maatregelen die u neemt om ervoor te zorgen dat de druk op het evenement zo gedoseerd wordt, dat bezoekers voldoende ruimte hebben en krijgen om de 1,5 meter afstand
  • Maatregelen die u neemt om ervoor te zorgen dat de aanwezigen aan wie een zitplaats is toegewezen, daar ook gebruik van maken.

Let op: er kan altijd worden besloten een evenement niet toe te staan indien:

  • meerdere aanvragen zijn in een bepaalde kern voor dezelfde datum en tijdstip. Daarbij kijken we of de 1,5 meter afstand in het gedrang komt;
  • in een kern die zonder evenement al veel bezoekers ontvangt, de 1,5 meter afstand onder druk komt te staan.

In de evenementenvergunning komen ook zaken aan de orde als:

  • muziek en geluid;
  • de begin- en eindtijden van het evenement;
  • parkeervoorzieningen;
  • bereikbaarheid en doorgang voor nood- en hulpdiensten;
  • milieu en afval;
  • veiligheid;
  • drankverstrekking;
  • enzovoort

Digitale versie evenementenkalender

Om verwarring te voorkomen is er tijdelijk geen digitale evenementkalender beschikbaar. Als het duidelijk is wanneer evenementen weer mogen zullen wij deze weer zo snel mogelijk beschikbaar stellen.

Aanvraag

U dient uw aanvraag in minimaal 8 weken voor het te houden evenement.

Het is belangrijk dat u voor uw evenement tijdig de vereiste vergunning(en) aanvraagt. Wij verzoeken u bij uw vergunningaanvraag een situatieschets te voegen, waarop uw voorkeur voor de plaats van objecten (tenten, kramen, podia enzovoort) en/of de opstelling is aangegeven.

Alle vergunning aanvragen dienen minimaal acht weken voor het te houden evenement bij de gemeente te zijn binnengekomen. In geval van later ingekomen vergunningaanvragen kan besloten worden de aanvraag niet in behandeling te nemen, waardoor het evenement geen doorgang mag vinden.

Bij grotere evenementen kan het zelfs noodzakelijk zijn om een aanvraag nog eerder in te dienen omdat er ook bij externe partijen advies moet worden ingewonnen en er voldoende tijd is om mogelijke personele inzet in te plannen.

Schriftelijk aanvragen

U kunt een evenementenvergunning schriftelijk bij de gemeente aanvragen. U kunt daarvoor het aanvraagformulier downloaden.

Contactgegevens

U kunt u aanvraagformulier zenden aan Gemeente Middelburg, afdeling Vergunningverlening en Handhaving, De heer D.P. van de Voorde, Postbus 6000 4330 LA Middelburg. Hij is bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer (0118) 67 53 55.