Er zijn afspraken gemaakt over welke aanvragen ambtelijk worden getoetst en welke aanvragen aan het Walchers Adviesteam Ruimtelijke Kwaliteit (WARK) worden voorgelegd. Deze afspraken zijn vastgelegd in een protocol.

In dit  protocol is vastgelegd welk type plannen wel, en welke niet, ambtelijk worden getoetst.

Kanbepaling

De zogenoemde “kanbepaling” maakt het toetsen aan welstandscriteria van (bouw)plannen, of een deel daarvan, door gemeenteambtenaren mogelijk. De “kanbepaling” is in het Besluit omgevingsrecht (Bor) verankerd. De vastgestelde tekst, zoals gepubliceerd in de Staatscourant, 1 maart 2013, luidt als volgt:

Artikel 6.2 van het Besluit omgevingsrecht:

Eerste lid: 1. Met betrekking tot een aanvraag ten aanzien van activiteiten bedoeld in artikel 2.1, eerste lid, onder a, van de wet vragen burgemeester en wethouders, ingeval zij het inwinnen van advies noodzakelijk achten om te kunnen beoordelen of het uiterlijk of de plaatsing van het bouwwerk waarop de aanvraag betrekking heeft in strijd is met redelijke eisen van welstand als bedoeld in artikel 2.10, eerste lid, onder d, van de wet, advies aan de welstandscommissie dan wel de stadsbouwmeester.

Bovenstaand artikel betekent dat het college van B&W als bevoegd gezag voor de omgevingsvergunning ervoor kan kiezen om een onafhankelijke welstandscommissie (in Middelburg het Walchers Adviesteam Ruimtelijke Kwaliteit) te raadplegen, het is echter niet verplicht. Kiest het college ervoor het Walchers Adviesteam Ruimtelijke Kwaliteit (het WARK) niet in te schakelen dan moeten ze zelf antwoord geven op de vraag of het (bouw)plan al dan niet in strijd is met redelijke eisen van welstand. Daarmee wordt ambtelijke toetsing aan welstand (ruimtelijke kwaliteit) weer mogelijk.

Er bestaat echter onderscheid tussen toetsing aan criteria met betrekking tot ruimtelijke kwaliteit en adviseren over ruimtelijke kwaliteit. Van advisering is sprake indien een professioneel oordeel nodig is over de vraag of een ontwerper een juiste interpretatie heeft gegeven aan de relatieve criteria uit de Nota Ruimtelijke Kwaliteit, en of in bepaalde gevallen van de criteria kan worden afgeweken. In die gevallen wordt het WARK ingeschakeld.

Toetsing kan ambtelijk worden uitgevoerd met criteria die geen twijfel laten bestaan of een plan voldoet, of indien bekend mag worden verondersteld dat het Adviesteam Ruimtelijke Kwaliteit met het plan zou instemmen. Bijvoorbeeld bij veel voorkomende plannen, de zogenaamde “trendsetter”, enz.

Om het voor indieners van (bouw)plannen op voorhand duidelijk te maken op welke categorieën van (bouw)plannen een ambtelijke toets van toepassing is en op welke wijze wordt getoetst is het vastleggen van enkele “spelregels” gewenst.

Ambtelijke snel- en flitstoetsen

In Middelburg zijn bij het vaststellen van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit tevens flitstoets- en sneltoetscriteria vastgesteld waaraan (bouw)plannen door ambtenaren kunnen worden getoetst. Het gaat onder andere om (bouw)plannen die naar hun aard en omvang een beperkte invloed op de omgeving hebben, dan wel wanneer sprake is van repeterende (bouw)plannen of (bouw)plannen die zijn aangepast aan de eerder door het WARK gemaakte opmerkingen.

Er is binnen de ambtelijke toetsing onderscheid gemaakt in sneltoetsen, vooral voor kleinere bouwwerken zoals bijgebouwen, en flitstoetsen, bijvoorbeeld schilderwerk bij monumenten.

Sneltoetsen worden uitgevoerd door het “Sneltoetsteam” (een ambtelijke werkgroep). Flitstoetsen door de behandelend ambtenaar. Beide toetsen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het WARK en een overzicht van de getoetste plannen wordt in het (eerstvolgende) verslag opgenomen. De ambtelijk getoetste plannen worden tevens opgenomen in het jaarverslag.

Waarom dit protocol?

Dit protocol bevat de afspraken en regels die van toepassing zijn bij het ambtelijk toetsen van (bouw)plannen aan de criteria van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit. Met het vastleggen van dit protocol:

  • worden (bouw)plannen eenduidig, consequent, transparant en adequaat getoetst;
  • kan naar burgers en de gemeenteraad toe herleidbaar worden aangegeven welke plannen ambtelijk worden getoetst en wat het beleid is dat aan die toetsing ten grondslag ligt.

Ambtelijk te toetsen plannen

Voor een ambtelijke toets komen aanvragen in aanmerking die voldoen aan:

  • de flitstoetscriteria van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit;
  • de sneltoetscriteria van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit;
  • de beleidsuitgangspunten voor flits- en sneltoetsen, voor wat betreft aard en omvang, maar (nog) niet als zodanig in de Nota Ruimtelijke Kwaliteit zijn opgenomen;
  • aanvragen voor (bouw)plannen die gelijk zijn aan: een door het WARK (of diens voorloper) vastgestelde trendsetter of standaardplan; of in grote mate vergelijkbaar met een eerder door het WARK goedgekeurd plan;
  • aanvragen voor (bouw)plannen waarvan de mening van het WARK als bekend kan worden verondersteld, bijvoorbeeld doordat het WARK eerder een “akkoord mits” advies heeft afgegeven met daarin concrete aanwijzingen en het plan conform de gegeven suggesties en/of opmerkingen is uitgewerkt of aangepast.

Plannen die niet ambtelijk getoetst worden maar altijd aan het WARK worden voorgelegd zijn:

  • plannen, waarbij het Sneltoetsteam/de behandelend ambtenaar twijfelt over de invloed van het plan op de ruimtelijke kwaliteit van het bouwwerk en zijn omgeving;
  • plannen bij topmonumenten zoals die zijn opgenomen in bijlage 4 van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit;
  • plannen die door het WARK “in principe of op hoofdlijnen akkoord” zijn bevonden, maar bij de uitwerking dermate zijn aangepast en/of gewijzigd dat feitelijk sprake is van een (volledig) nieuw plan. Advisering door het WARK blijft dan gewenst;
  • gevallen van bezwaar, beroep of verzoek tot heroverweging van uitgebrachte adviezen;
  • adviesverzoeken voor handhaving van (bouw)werken op basis van de in de Nota Ruimtelijke Kwaliteit opgenomen criteria;
  • plannen waarbij de aanvrager expliciet om beoordeling door het WARK vraagt.
  • in geval van twijfel, interpretatie of niet voldoen aan de in de Nota Ruimtelijke Kwaliteit opgenomen criteria wordt het plan alsnog ter beoordeling aan het WARK of één van haar gemandateerde leden voorgelegd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het Sneltoetsteam/de behandelend ambtenaar.

 Ambtelijke toetser

De met het toetsen van (bouw)plannen belaste ambtenaar:

  • heeft aantoonbaar (enkele jaren) ervaring met het toetsen van (bouw)plannen in het algemeen;
  • kan aantoonbaar en juridisch houdbaar beoordelen in hoeverre een (bouw)werk in overeenstemming is met de door de gemeenteraad vastgestelde criteria en de stedenbouwkundige context;
  • moet daarover in begrijpelijke bewoordingen kunnen communiceren met aanvragers/ontwerpers enerzijds en bestuurders anderzijds;
  • heeft geen particuliere belangen bij de te toetsen plannen. Wanneer er (enige schijn van) particuliere belangen bestaat wordt de toetsing overgedragen aan een collega of wordt het plan ter advisering voorgelegd aan het WARK of een gemandateerd lid van het WARK;
  • weegt bij ieder (bouw)plan de mate van precedentwerking mee en heeft oog voor, en kennis van, de plaatselijke omstandigheden om aan de hand van onder andere de Nota Ruimtelijke Kwaliteit, beeldmateriaal van het (bouw)plan en archiefmateriaal over aanvragen op een adequate manier te kunnen adviseren;  
  • wint bij twijfel over de kwalitatieve verschijningsvorm van een (bouw)plan een advies in bij het Sneltoetsteam of bij WARK of een gemandateerd lid van het WARK.

 Aanvullend:

  • ambtelijke toetsers worden niet benoemd door het college of het externe Adviesteam. Iedere ambtenaar in dienst van de gemeente Middelburg, die beschikt over de in dit protocol genoemde kwalificaties, is gemandateerd om de ambtelijke toets uit te voeren;
  • het Sneltoetsteam is belast met het toetsen van (bouw)plannen zoals genoemd onder artikel 2.1 van dit protocol. Het Sneltoetsteam bestaat uit de secretaris van het WARK (of diens vervanger) met kennis van architectuur en één of twee medewerkers. Waarvan één medewerker met kennis van ruimtelijke ordening en indien van toepassing één medewerker met kennis van monumenten (of hun vervangers).

Overige punten ambtelijke toetsing

Aan hoofdstuk 9, Ruimtelijke Kwaliteit, van de bouwverordening worden zo nodig maatwerkafspraken over werkwijze en de verantwoordelijkheid toegevoegd.

Jaarverslag en evaluatie

De ambtelijk secretaris van het WARK stelt ten behoeve van het jaarverslag Ruimtelijke Kwaliteit  (voorheen welstand) voor het college een verslag op van de ambtelijk behandelde plannen en van de bevindingen van deze werkwijze. Hierin wordt ook verslag gedaan van de periodieke evaluatie en van de in overleg met het college mogelijk aangebrachte aanpassingen in de werkwijze. Ook houdt de secretaris van het WARK aantekeningen bij van mogelijk gebleken tekortkomingen of andere verbeterpunten van de Nota Ruimtelijke Kwaliteit, voor de eerstvolgende aanpassing daarvan.