Privacyverklaring subsidies

De gemeente Middelburg hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken als u een subsidie aanvraagt, waarom wij dit doen en wat uw rechten zijn. Wij handelen hierbij conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Deze privacyverklaring geldt naast de algemene privacyverklaring van gemeente Middelburg. Daarin leest u meer over hoe de gemeente in het algemeen omgaat met uw persoonsgegevens.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De gemeente Middelburg is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens bij het aanvragen van een subsidie. Dit betekent dat de gemeente bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden verwerkt en ervoor zorgt dat dit veilig en volgens de wet gebeurt. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@middelburg.nl.

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

De functionaris gegevensbescherming van de gemeente Middelburg is bereikbaar via fg@middelburg.nl.

Wat is het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens?

De gemeente Middelburg verwerkt persoonsgegevens in het kader van subsidieverlening voor de volgende doeleinden:

• Het beoordelen en afhandelen van uw subsidieaanvraag
• Het toetsen of u voldoet aan de voorwaarden van de subsidieregeling
• Het uitbetalen van de subsidie
• Het bijhouden van de gemeentelijke administratie en het opstellen van verantwoordingen
• Het naleven van wettelijke verplichtingen
• Het informeren over duurzaamheidsacties en -subsidies (indien u daar toestemming voor heeft gegeven)
• Communicatie over uitgevoerde projecten, kennisdeling en evaluatie van de regulering

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de subsidie die u aanvraagt. In alle gevallen verwerken wij alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling en afhandeling van uw aanvraag.

A. Het beoordelen en afhandelen van uw subsidieaanvraag, het toetsen aan de voorwaarden, de uitbetaling en de gemeentelijke verantwoording

De gemeente heeft op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de gemeentelijke subsidieverordening de wettelijke taak om subsidieaanvragen te beoordelen en te verlenen (art. 6 lid 1 sub e AVG).

Hiervoor kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, adres en woonplaats 
• Telefoonnummer en e-mailadres 
• Burgerservicenummer (BSN), voor zover wettelijk vereist
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Gegevens over uw woning, zoals type woning, eigendomssituatie, bouwjaar en energielabel (bij duurzaamheidssubsidies)
• Foto’s van de woning, het dak, de tuin, de installatie of andere relevante onderdelen van het perceel
• Technische gegevens van de producten of installatie, zoals type, merk en vermogen, certificaten en kwaliteitskeurmerken, voor zover deze worden verwerkt als onderdeel van het subsidiedossier
• Financiële gegevens, zoals begroting van het project, informatie over ontvangen subsidie, betaalbewijs, offertes en facturen.
• Projectplanning en een inhoudelijke omschrijving van het project.
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud in het aanvraagformulier bij de subsidieaanvraag of verantwoording daarvan. 

Gegevens die niet herleidbaar zijn tot een persoon, zoals de datum van uw aanvraag, vallen niet onder de privacywetgeving. Als uw aanvraag betrekking heeft op een woning of perceel dat u deelt met anderen of als u aanvraag betrekking heeft op meerdere bewoners, kunnen ook persoonsgegevens van die andere bewoners worden verwerkt, voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van uw aanvraag.

B. Het informeren over duurzaamheidsacties en -subsidies (optioneel)

Voor verwerking van persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de subsidie, vraagt de gemeente uw voorafgaande toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Hiervoor kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, adres en woonplaats 
• Telefoonnummer en e-mailadres

De grondslag voor deze verwerking is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen via duurzaam@middelburg.nl. Na intrekking stoppen wij met het gebruik van uw gegevens voor dit doel. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de beoordeling van uw subsidieaanvraag.

C. Communicatie over uitgevoerde projecten (optioneel)

Voor verwerking van persoonsgegevens gelden de volgende grondslagen:

• Voor foto’s of beeldmateriaal waarop geen personen herkenbaar zijn, maar die wel noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de subsidie: uitvoering van een publieke taak (art. 6 lid 1 sub e AVG).
• Voor foto’s of beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). De gemeente vraagt hiervoor afzonderlijk en uitdrukkelijk toestemming. U bent niet verplicht om toestemming te geven.

Hiervoor kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam
• Foto’s van het project of beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn
• Inhoudelijke omschrijving van het project en de technische specificaties van materialen, producten of installaties
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud in het aanvraagformulier

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen via duurzaam@middelburg.nl. Na intrekking stoppen wij met het gebruik van uw gegevens voor dit doel. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de beoordeling van uw subsidieaanvraag.

Met wie kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld?

De gemeente Middelburg deelt uw persoonsgegevens alleen met andere organisaties als dat nodig is voor de uitvoering van de subsidieregeling of om wettelijke verplichtingen na te komen. Het kan gaan om de volgende ontvangers:

• Andere gemeentelijke afdelingen die betrokken zijn bij de beoordeling of uitvoering van de subsidie
• Andere overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst of de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), voor zover wettelijk vereist
• Externe uitvoerende partijen waarmee de gemeente samenwerkt in het kader van specifieke subsidieprojecten, bijvoorbeeld bij duurzaamheidsprojecten

Als de verwerking wordt uitbesteed aan een externe organisatie, worden schriftelijke afspraken gemaakt over veilige en zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens via een verwerkersovereenkomst.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er aanvullende afspraken zijn gemaakt over de beveiliging van uw gegevens.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De gemeente Middelburg bewaart uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijnen zijn vastgelegd in wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en de toepasselijke gemeentelijke subsidieverordening. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Subsidiedossier bij een toegekende subsidie: 7 jaar na afronding van de subsidie
• Subsidiedossier bij een niet-toegekende subsidie: 5 jaar
• Financiële gegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht
• Communicatiegegevens over projecten: niet langer dan noodzakelijk voor het communicatiedoel, en in ieder geval verwijderd na intrekking van uw toestemming

Maakt de gemeente gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

De gemeente Middelburg neemt besluiten over de subsidieaanvragen niet volledig geautomatiseerd. Een medewerker van de gemeente beoordeelt uw aanvraag.

Welke privacyrechten heeft u? 

Als uw gegevens worden verwerkt door de gemeente Middelburg, heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten geven u controle over hoe uw gegevens worden gebruikt.

Uw privacyrechten zijn:

• het recht op informatie;
• het recht van inzage;
• het recht op rectificatie en aanvulling;
• het recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid);
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van de gegevens (recht op dataportabiliteit);
• het recht van bezwaar tegen verwerking; en
• het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering.

Wilt u meer informatie over uw rechten of de wijze waarop u hiervan gebruik kunt maken. Ga dan naar de pagina Privacyrechten. Om uw verzoek correct te behandelen, moeten we eerst uw identiteit vaststellen. Dit kan online via DigiD of fysiek aan de balie van het stadskantoor. Binnen vier weken na ontvangst laten we weten wat er met uw verzoek gebeurt. Wanneer we niet of gedeeltelijk aan uw verzoek voldoen leggen we dit uit in een besluit. Als u het hier niet mee eens bent heeft u het recht om een bezwaarschrift in te dienen.

Het indienen van een verzoek is gratis. Alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals bij overmatig gebruik of herhaalde verzoeken, kan de gemeente Middelburg een redelijke vergoeding vragen. Als dit het geval is, wordt u hier van tevoren over geïnformeerd.

Waar kunt u terecht bij vragen en/of klachten?

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door de gemeente Middelburg? Neem dan gerust contact op via info@middelburg.nl, ter attentie van de Privacy Officer, of telefonisch via 0118 67 50 00.

Komen wij er samen niet uit? Dan heeft u het recht om juridisch advies in te winnen of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens en meer informatie vindt u op hun website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.