Op 2 juni 2020 hebben we in de memo actief de intentie uitgesproken de planning voor Trekdijk af te stemmen op de evaluatie van het doorlopen participatietraject. De evaluatie van het participatietraject Trekdijk is inmiddels afgerond, net als de overkoepelende evaluatie van het participatiebeleid. In het rapport worden enkele belangrijke conclusies getrokken waarvan we willen leren.

In dit plan van aanpak leest u:

  1. op welke manier we de adviezen van Berenschot willen oppakken;
  2. welke kaders we voor het participatietraject voorstellen;
  3. het stappenplan voor het participatietraject;
  4. wat de planning is en wat de financiële kaders zijn.

Probleemstelling

Huidige situatie: de gemeente Middelburg heeft grond aangekocht voor de ontwikkeling van een bedrijventerrein. Voor deze ontwikkeling moet een bestemmingsplanprocedure doorlopen worden. Tegen deze ontwikkeling is weerstand vanuit de bevolking. Het voorafgaande participatietraject heeft die weerstand bij de inwoners van Nieuw- en Sint Joosland niet weggenomen.

Gewenste toekomstige situatie: een zorgvuldig doorlopen participatieproces, als vervolg op een eerder doorlopen participatieproces, dat leidt tot een beter plan en een afname van de weerstand tegen de beoogde ontwikkeling. Als de bestemmingsplanprocedure doorlopen is, biedt dit de gelegenheid aan bedrijven om zich in Middelburg te vestigen aan de Trekdijk.

Doelstelling en eindresultaat

We streven naar een transparant vervolgtraject met duidelijke kaders waarin alle betrokkenen vooraf weten welke input geleverd kan worden en wat hiermee gedaan wordt. Ook hebben betrokkenen dan de gelegenheid gekregen om in dit vervolgtraject voor participatie, naast de mogelijkheden die de formele procedure biedt (inspraak en zienswijzen), verbeteringen aan te dragen in relatie tot de beoogde ontwikkeling.

Het vervolgtraject levert één eindadvies op. Het eindadvies is opgebouwd uit input uit de sessies, die weer ondersteund worden vanuit doemee.middelburgers.nl. In de sessies werken participanten en ambtenaren samen aan een eindadvies onder leiding van de procesbegeleider en de onafhankelijke deskundige. Daarna volgt het eindadvies de gebruikelijke route richting college en raad. Participanten die vinden dat hun inbreng onvoldoende terugkomt in het eindadvies, kunnen altijd op persoonlijke titel een zienswijze indienen volgens de formele procedure.

De bestemmingplanprocedure loopt naast dit traject door. Met het participatietraject gaan we in op onderdelen die belangrijk zijn maar niet tot in detail uitgewerkt hoeven zijn voor de formele bestemmingsplanprocedure. De bestemmingsplanprocedure staat op zichzelf en biedt met de voorgestelde kaders voldoende ruimte om uitvoering te geven aan de resultaten uit participatietraject. Opbrengsten volgend uit het participatietraject kunnen waar dat mogelijk is logischerwijs wel aanhaken op deze procedure.

1. Uitvoering adviezen Berenschot

Als ‘lessen voor de toekomst’ geeft Berenschot de volgende adviezen mee:

  1. Wees transparant en expliciet over de kaders, en wees daarin eerlijk over wat wel en niet tot de mogelijkheden behoort.
  2. Trek een externe begeleider aan voor het participatieproces. Een neutrale en vaardige partij is nodig om de verhouding tussen gemeente en inwoners in dit dossier te verbeteren. We denken niet dat dit iemand van de gemeente Middelburg of de provincie Zeeland moet zijn.
  3. Betrek een breder spectrum aan stakeholders.
  4. Erken dat het verleden ingewikkeld was en dat daarom een start met voorzichtige aftasting en verkenning cruciaal is.

We pakken deze adviezen op de volgende manier op:

Kaders vaststellen door de raad

Berenschot adviseert de raad vooraf kaders te laten vaststellen wanneer de raad het uiteindelijke besluit neemt. Dit sluit ook aan bij de spelregels van onze eigen Participatiecode (rapport Participeren, doen en leren). In de bijlage treft u de kaders die direct of indirect voortkomen uit eerdere besluitvorming. Om misverstanden later in het traject te voorkomen, willen we dit document, inclusief de kaders voor participatie door de raad laten vaststellen.

Externe begeleiding organiseren

Gezien de gecompliceerde voorgeschiedenis adviseert Berenschot het vervolgtraject door een externe partij te laten begeleiden. We voeren dit advies op twee manieren uit:

  • Er wordt een externe partij ingeschakeld voor de algehele procesbegeleiding, gespreksleiding en verslaglegging van alle sessies in het kader van het participatieproces. De externe partij draagt zorg voor een ordelijk verloop van de gang van zaken en mag, als buiten kaders getreden wordt, interveniëren.
  • Er wordt een tweede externe partij ingeschakeld voor de inhoudelijke aspecten van het proces. We gaan uit van een onafhankelijke deskundige die tijdens de sessies de procesbegeleider ondersteunt.

Voorzichtige start maken met vervolg

Gezien de gevoeligheden uit het verleden en het advies van Berenschot, willen we zoveel mogelijk openheid en helderheid over de aanpak. Nadat de raad de kaders voor het participatietraject heeft vastgesteld, wordt daarom een voorbereidend gesprek georganiseerd. Doel van dit gesprek is om de vastgestelde kaders toe te lichten en op die wijze verwachtingen op juiste wijze te managen. Ook wordt een geactualiseerde stakeholdersanalyse besproken: hebben we zo de juiste partijen voor ogen om uit te nodigen, of moeten er nog andere partijen uitgenodigd worden? Voor het voorbereidende gesprek worden in ieder geval partijen uitgenodigd waarmee in het eerdere participatietraject contact is geweest: het voormalige participatieteam (werkgroep Trekdijk en de MBC), de dorpsraad van Nieuw- en Sint Joosland, het wijkteam Mortiere en de organisatie van de demonstraties in november 2019. Verder zijn betrokken ambtenaren en portefeuillehouder(s) aanwezig bij dit gesprek.

Breder spectrum aan stakeholders betrekken

In het reeds doorlopen participatietraject is voornamelijk contact geweest met drie leden van de werkgroep en een vertegenwoordiger van de MBC. Ook was er contact met de dorpsvereniging. Voor het vervolgtraject ligt het initiatief voor het betrekken van stakeholders bij de gemeente. De stakeholdersanalyse die in de eerste fase is gemaakt, wordt geactualiseerd. Op basis van die analyse worden partijen rechtstreeks benaderd om deel te nemen aan het participatietraject. Daarnaast wordt via de gemeentelijke kanalen, zoals social media, de contacten met de dorpsraad en MBC, breed uitgenodigd om deel te nemen aan het participatietraject. Dit zal voornamelijk online plaatsvinden. De communicatie en participatie wordt vanaf 16 april verder ondersteund vanuit doemee.middelburgers.nl.

2. Kaders

Met het raadsbesluit van 14 november 2019 heeft de raad een besluit genomen over de te herbergen functies en de milieucategorieën: het stedenbouwkundig ontwerp voor de beoogde ontwikkeling is als toekomstvisie vastgesteld. Aansluitend is op 28 mei 2020 de herziene exploitatieopzet door de raad vastgesteld. Met het besluit van 14 november 2019 heeft de raad besloten de verdere planinvulling waar mogelijk met participatie te ontwikkelen. Als uitwerking van dit besluit komen volgens het college drie onderwerpen in aanmerking voor participatie. Via de memo’s actief van 28 januari, 2 juni en 29 september 2020 is gecommuniceerd over deze onderwerpen, dit zijn:

  • De randafwerking met groen langs de Weizichtweg
  • Overige groen/ blauw
  • Het beeldkwaliteitsplan.

Alle drie de onderwerpen worden samen gebracht in één document, het beeldkwaliteitsplan. In het beeldkwaliteitsplan ligt bij voorbaat al veel vast door bijvoorbeeld eerder gemaakte keuzes, wet en regelgeving en duurzaamheid/kosten. De ruimte voor participatie zit vooral in de uitstraling van de gebouwen en enkele onderdelen van de openbare ruimte. Omdat de inhoud van een beeldkwaliteitsplan heel specifiek is en voor participanten wellicht complex, heeft de gemeente een eerste aanzet gemaakt van het beeldkwaliteitsplan (een conceptversie), met als doel deze tijdens de participatie beter te maken.
De beoogde boomgaard langs de Trekdijk (totaal ca. 8,8ha.) laten we in deze fase nog buiten beschouwing.

3. Participatietraject en stappenplan

Het participatietraject ziet er als volgt uit:

  1. Voorbereiding: behandeling en vaststelling van kaders in de raad (dit document inclusief bijbehorende bijlagen). Pas na besluitvorming binnen de raad organiseert en faciliteert het college de navolgende stappen.
  2. Het college selecteert tenminste twee geschikte partijen die dit proces begeleiden en ondersteuning leveren. Eén partij krijgt de verantwoordelijkheid als procesbegeleider met aan zijn/haar zijde een onafhankelijke deskundige die ondersteuning biedt voor uitwerking van inhoudelijke aspecten.
  3. Voorbereidend gesprek onder leiding van de procesbegeleider. Kaders worden in dit gesprek toegelicht/verduidelijkt waar nodig. Er wordt een korte toelichting gegeven op de  bestemmingsplanprocedure. Ook wordt een geactualiseerde stakeholdersanalyse besproken. De procesbegeleider zorgt voor een bundeling van stakeholders die een uitnodiging voor het vervolgtraject moeten ontvangen.
  4. Aan de hand van de geactualiseerde stakeholdersanalyse ontvangt een breder spectrum aan stakeholders een uitnodiging van de gemeente om deel te nemen aan dit vervolgtraject. Dat doen we telefonisch, per mail of bijvoorbeeld via Facebook. De gemeente organiseert dit en koppelt de respons op ‘de uitnodiging’ terug aan de procesbegeleider.
  5. Start met het inhoudelijke vervolgtraject onder begeleiding van de onafhankelijke deskundige. Hier wordt een terugkoppeling gegeven van voorgaande stappen en worden de wensen en mogelijkheden voor het gebied met geïnteresseerde stakeholders besproken. In totaal vinden er drie digitale sessies plaats:
    • Tijdens een eerste sessie wordt uitgelegd welke mogelijkheden de gemeente ziet en welke wensen stakeholders hebben voor de inrichting van het gebied. Er wordt een globale toelichting op het concept beeldkwaliteitsplan gegeven. Ter plekke denken participanten en ambtenaren na over de invulling. Onder leiding van een onafhankelijke deskundige worden zaken gevisualiseerd. De ideeën worden achteraf verder uitgewerkt.
    • In een tweede sessie worden de uitgewerkte ideeën gepresenteerd en verder verfijnd. Dit zullen digitale sessies zijn waar met behulp van onder andere (3D) visualisaties zaken verder verduidelijkt worden.
    • Bij de derde sessie wordt het eindresultaat gepresenteerd en besproken. Uiteindelijk levert dit het participatietraject één document op – het eindadvies aan het college - waarover college en raad een eindoordeel geven.
  6. doemee.middelburgers.nl wordt vanaf 16 april ingezet ter ondersteuning van de communicatie en het participatieproces. Hier leggen we het participatieproces uit en gebruiken de tool om terug te koppelen wat er uit de sessies is gekomen. Desgewenst kan via de tool ook inbreng gevraagd worden aan een grotere groep betrokkenen of gepeild worden voor welke plannen het meeste draagvlak is. Op doemee.middelburgers.nl staan vanaf 16 april ook alle documenten die van belang zijn. Bijvoorbeeld kaders en andere afspraken. De tool is ter ondersteuning van de sessies met de onafhankelijk deskundige.
  7. Eindadvies: het eindadvies wordt opgesteld door de onafhankelijke deskundige. De procesbegeleider draagt hierin de eindverantwoordelijkheid. Het is opgebouwd uit input (vragen/antwoorden/ideeën etc.) die stap 5 en 6 hebben opgeleverd. Met deze stap wordt het participatietraject afgerond.
  8. Het advies gaat met een ambtelijk advies naar het college. Het college neemt een besluit over het eindadvies en doet eventueel suggesties richting raad. Alle bij dit vervolgtraject betrokken participanten / geïnteresseerden worden gelijktijdig met de raad geïnformeerd over het collegebesluit en advies aan de raad.
  9. De laatste stap vormt de besluitvorming binnen de raad.

Algemene toelichting punt 5:

  • Omdat we geen grens stellen aan het maximum aantal deelnemers kan het zijn dat bij een grote opkomst (te) weinig ruimte voor een persoonlijke toelichting en beantwoording van vragen. Doordat we het digitaal doen bestaat er door chatfunctie wel voor iedereen de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de bijeenkomst. Ook achteraf, na de eerste en tweede bijeenkomst, kunnen vragen en suggesties per mail worden aangeboden bij de procesbegeleider.
  • De procesbegeleider verzamelt/bundelt alle vragen en antwoorden uiteindelijk in het eindadvies.
  • Participanten die vinden dat hun inbreng onvoldoende terugkomt in het eindadvies, kunnen altijd op persoonlijke titel een zienswijze indienen volgens de formele procedure.

4. Planning en financiële kaders

  • April: behandeling voorstel in de raad (stap 1). Na besluitvorming uitvoering geven aan stappen 2,3
  • Mei voorbereidend gesprek en uitnodiging deelnemers voor drie sessies (stap 4)
  • Mei/juni: 1e sessie, begin juni: 2e sessie en half juni: 3e en laatste sessie + presentatie eindadvies aan college / raad. (stap5 + stap 6 + stap 7).
  • Zomerreces
  • Jul/sept. verwerken van alle ingekomen reacties naast dit vervolgtraject, informeren raad en maken college/raadsvoorstel (stap 8 en 9)
  • November 2021: besluitvorming / vaststelling bestemmingsplan in raad

De kosten / uren

Voor de inhuur van externe partij(en) gaan we uit van € 12.500,-. Voor de uitvoering ‘de invulling van het groen in het plangebied’ is maximaal € 100.000,- beschikbaar, in de bijlage ‘kaders vervolgtraject participatie Trekdijk’ treft u meer informatie hierover.

Voor de besteding van interne uren in relatie tot dit vervolgtraject gaan we uit van circa 90 uur. Aan de hand van de te nemen stappen is een inschatting gemaakt van benodigd aantal uren:

  • Stap 2: onderzoek/marktverkenning naar beschikbaarheid en inzet van neutrale / vaardige partij(en) = 6uur
  • Stap 3: één voorbereidend gesprek = 3uur waarbij minimaal 3 ambtenaren aanwezig zijn = 9uur.
  • Stap 4: spectrum aan stakeholders betrekken aan de hand van de geactualiseerde stakeholdersanalyse = 4uur.