E-mail gedragslijn
Om uw e-mail goed af te handelen hanteert de gemeente Middelburg een gedragslijn hoe te handelen bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail. Deze gedragslijn is afgeleid van de gedragslijn zoals die is opgesteld door burger@overheid. Daarbij is rekening gehouden met de richtlijnen zoals die bij de Rijksoverheid bestaan.
Afhandeling
Iedereen die een e-mail verstuurt naar info@middelburg.nl ontvangt automatisch een e-mailbericht met de volgende mededeling:
De gemeente Middelburg heeft uw e-mail ontvangen. Wij streven ernaar hierop zo spoedig mogelijk te reageren. Afhankelijk van de inhoud ontvangt u binnen 3 werkdagen een antwoord of wordt u geïnformeerd over de verwachte afhandelingstermijn.
Al de gestelde vragen via de e-mail worden geregistreerd en binnen drie werkdagen krijgt u antwoord. Dit kan een inhoudelijk antwoord zijn, maar ook informatie over de afhandelingstermijn. Als wij voorzien dat de afhandelinstermijn niet kan worden nagekomen, wordt u hiervan tijdig op de hoogte gesteld. Daarbij wordt direct vermeld wie uw contactpersoon is. Er wordt geen papieren bericht van ontvangst op e-mails meer verzonden.
Archivering
Uw e-mail wordt op een goede en veilige manier gearchiveerd.
E-mail en digitale aanvragen zijn handig bij:
1. Informele mededelingen of verzoeken om inlichtingen, via het algemene e-mailadres: info@middelburg.nl.
2. Contact met college- en raadsleden. Onder collegeleden vindt u de e-mailadressen van de collegeleden en onder raadsleden vindt u de e-mailadressen van de raadsleden.
3. Aanvragen van producten en diensten via het Digitaal Loket van de gemeentelijke website via de daarvoor bestemde formulieren.
Afhandelen van formele post waarbij een handtekening nodig is (via een ondertekend document) gaat vooralsnog via de schriftelijke papieren post.
Enkele tips:
- Een aantal producten zijn digitaal te bestellen via het Digitaal Loket
- Veel antwoorden op vragen zijn al te vinden op de website.
- Gebruik zo veel mogelijk de beschikbare e-mailformulieren.
- Zet voor een goede afhandeling uw e-mailadres, naam, woonadres en telefoonnummer in het mailbericht.
- Beperk u tot één onderwerp per e-mailbericht en geef dat onderwerp altijd duidelijk aan. Stuur meerdere mailtjes als het onderwerpen betreft die niet direct met elkaar te maken hebben.
- Houd uw berichten kort en duidelijk
Terug naar vorige pagina.