Evenementenvergunning

Wilt u als particulier, bedrijf of instelling een muziek- of sportevenement of een ander publieksevenement organiseren? Dan heeft u daarvoor in een aantal gevallen een evenementenvergunning nodig. Deze kunt aanvragen bij de gemeente waar het evenement wordt gehouden.

Procedure

Gemeente Middelburg werkt volgens de volgende procedure. Aan het eind van elk kalenderjaar worden de organisaties van het afgelopen jaar aangeschreven en wordt  gevraagd om indien zij komende jaar een evenement willen organiseren dit te melden.

Aan de hand van deze ingekomen meldingen wordt er in december voor het volgende jaar een evenementenkalender voor buitenactiviteiten opgesteld, die door het college wordt vastgesteld. Deze vaststelling van de evenementenkalender wordt gepubliceerd en ter inzage gelegd bij de vakbalie van de afdeling Vergunningverlening en Handhaving.

Hierna worden de organisaties die gemeld hebben een evenement voor het komende jaar te willen organiseren aan het begin van het jaar aangeschreven dat de locatie voor hen is gereserveerd. Hierna kunnen zij een vergunning aanvragen voor hun evenement. Het is alleen mogelijk om voor het lopende jaar een evenement aan te vragen.

In de piek van het evenementenseizoen worden de vergunningaanvragen in volgorde van datum waarop de evenementen plaatsvinden behandeld. Hierdoor kunnen de gewenste evenementen (op tijd) vergund worden en wordt u op tijd door verwezen naar de juiste personen voor de praktische zaken.

Vooraf informeren naar mogelijkheden

Wij adviseren u om vooraf te informeren naar de mogelijkheden en of beschikbare locaties. U kunt u vragen stellen aan de afdeling Vergunningverlening en Handhaving. Zij zijn bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer (0118) 67 53 55 of (0118) 67 53 05.

Voorwaarden

Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag wordt onder meer rekening gehouden met de volgende punten:

  • het beslag dat het evenement legt op ruimte, tijd en hulpdiensten;
  • het aantal bezoekers dat u verwacht;
  • het woonleefklimaat (bijvoorbeeld: veroorzaakt het evenement onevenredig veel overlast voor omwonenden);
  • of de aard van het evenement past bij het karakter of de bestemming van de locatie;
  • of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid (waaronder brandveiligheid en het voorkomen van wanordelijkheden);
  • of het evenement het verkeer belemmert;
  • of er gevaar bestaat voor verontreiniging, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorziening van openbaar nut;
  • of de organisator voldoende garantie biedt voor een goed verloop van het evenement en voor het voorkomen of zo veel mogelijk beperken van schade aan het milieu.

In de evenementenvergunning komen ook zaken aan de orde als:

  • muziek en geluid;
  • de begin- en eindtijden van het evenement;
  • parkeervoorzieningen;
  • bereikbaarheid en doorgang voor nood- en hulpdiensten;
  • milieu en afval;
  • veiligheid;
  • drankverstrekking;
  • enz.

Digitale versie evenementenkalender

Omdat de meeste evenementen bijdragen aan een aantrekkelijk woon- en leefklimaat in onze gemeente vinden wij het belangrijk dat alle publieksevenementen goed aangekondigd worden. Door samenwerking met de Touristshop Middelburg is de digitale versie van de Evenementenkalender te vinden op de website van de Touristshop: www.uitinmiddelburg.nl

Aanvraag

U dient uw aanvraag in minimaal 8 weken voor het te houden evenement.

Het is belangrijk dat u voor uw evenement tijdig de vereiste vergunning(en) aanvraagt. Wij verzoeken u bij uw vergunningaanvraag een situatieschets te voegen, waarop uw voorkeur voor de plaats van objecten (tenten, kramen, podia enzovoort) en/of de opstelling is aangegeven.

Alle vergunning aanvragen dienen minimaal acht weken voor het te houden evenement bij de gemeente te zijn binnengekomen. In geval van later ingekomen vergunningaanvragen kan besloten worden de aanvraag niet in behandeling te nemen, waardoor het evenement geen doorgang mag vinden.

Bij grotere evenementen kan het zelfs noodzakelijk zijn om een aanvraag nog eerder in te dienen omdat er ook bij externe partijen advies moet worden ingewonnen en er voldoende tijd is om mogelijke personele inzet in te plannen.

Schriftelijk aanvragen

U kunt een evenementenvergunning schriftelijk bij de gemeente aanvragen. U kunt daarvoor het aanvraagformulier zelf downloaden op onze gemeentelijke site of door te klikken op de onderstaande te downloaden aanvraagformulieren.

Online

Ook kunt u een evenementenvergunning online aanvragen via het onderstaande e-formulier:

Uw aanvraag zal pas in behandeling worden genomen als wij uw complete aanvraag hebben ontvangen. Als u later per post, bijlagen zoals tekeningen, een veiligheidsplan  of andere zaken indient, dient u hier dus rekening mee te houden.

Voor het online (digitaal) aanvragen heeft u uw inlogcode voor DigiD nodig. Indien u ingeschreven staat in de Basisregistratie Personen (BRP) in Middelburg, worden uw naam en adresgegevens automatisch voor ingevuld op het aanvraagformulier nadat u ingelogd heeft met uw DigiD. Ook kunt u na het indienen van de aanvraag de voortgang van uw aanvraag bekijken op Mijn gemeente.

Contactgegevens

U kunt u aanvraagformulier zenden aan Gemeente Middelburg, Afdeling Vergunningverlening en Handhaving, De heer D.P. van de Voorde, Postbus 6000 4330 LA Middelburg. Hij is bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer (0118) 67 53 55.